Regelmäßig steht die Budgetierung an: Viele Personen mit unterschiedlichen Interessen sind in dem Prozess involviert und häufig müssen zahlreiche manuell erstellten Excel-Tabellen berücksichtigt werden. Deshalb zieht sich die Budgetierung oftmals über Monate hin und ist gerade für Controller:innen sehr zeitaufwendig. Doch wenn am Ende die Budgets erstellt und vergeben wurden, steht fest, welche Mittel für Fachbereiche, Projekte oder auch neue Investitionen zur Verfügung stehen werden.
Budgetierung: Definition und Erklärung
Die Budgetierung wird auch häufig als Budgetplanung bezeichnet. Es handelt sich um einen regelmäßigen Prozess in Unternehmen, bei dem am Ende ein Budget erstellt wird. Meist findet der Prozess einmal jährlich statt. Das erstellte Budget gilt für einen definierten Zeitraum und für einen bestimmten Bereich (z.B. Vertrieb). Die Budgetierung ist originär ein Controllinginstrument.
Der sog. Budgetplan soll bei der Liquiditätskontrolle berücksichtigt werden. Neben Planung und Forecast bietet die Budgetierung also eine wichtige Unterstützung für die Unternehmenssteuerung.
Budgetierung als Planungsinstrument
Das Erstellen von Budgets gehört zu den am häufigsten zur Anwendung kommenden Controllinginstrumenten. Mit der Budgetierung sollen unter anderem Liquiditätsziele gelenkt und umgesetzt werden. Zudem kann durch die Festlegung der Budgets auch im Laufe der Zeit kontrolliert werden, ob die gesetzten Ziele mit den geplanten Mitteln erreicht werden oder ob vielleicht weitere Maßnahmen ergriffen werden müssen.
Bedeutung der Budgetierung in der Praxis verschiedener Fachbereiche
Mit den festgelegten Budgets kann außerdem ein Motivationsschub gelingen: Bekommt ein Bereich entsprechende Mittel zur Verfügung gestellt, können sich Mitarbeiter:innen kreativ entfalten. Zwar steht mit einem Budget fest, welcher Geldbetrag beispielsweise dem Vertrieb zur Verfügung steht. Allerdings ist noch nicht festgelegt, welche konkreten Maßnahmen damit verknüpft sind. Das gibt die Chance, Innovationen zu realisieren, neue Kampagnen zu starten und den jeweiligen Bereich weiterzuentwickeln. Ein Budget gibt also die Chance, Handlungsspielräume zu nutzen.
Operatives Controlling und Budgetierungsprozess
Die Budgetplanung und Budgetkontrolle gehören zu den wichtigsten Aufgaben des operativen Controllings. In der Regel findet die Budgetierung mindestens einmal jährlich statt und ist Teil des Planungsprozesses.
In der Unternehmenspraxis ist der Prozess auch oft umstritten: Gerade, wenn ein Budget nicht so hoch ausfällt, wie je nach Unternehmensbereich gewünscht, kann dies durchaus konfliktreich sein. Der Zeit- und Arbeitsaufwand wird häufig kritisiert, denn wenn Prozesse noch nicht automatisiert wurden und viel manueller Aufwand anfällt, kann die Budgetierung sich über Monate hinziehen.
Es verwundert daher nicht, dass die der gesamte Prozess oft als lästiges Pflichtprogramm – zäh, starr und komplex – angesehen wird. Controller:innen müssen einen Großteil ihrer Arbeitszeit investieren. Viele Unternehmen wollen deshalb ihre Planungsprozesse verschlanken, vereinfachen, besser verknüpfen und automatisieren. Der Weg zu einer modernen Budgetierung ist jedoch alles andere als schnell umsetzbar. Für die interne Budgetierung kann eine moderne Software bereits neue Lösungsansätze bieten, die zum Beispiel Budgetierung nach Excel ablöst.
Verschiedene Verfahren bei der Budgetierung: Wie macht man eine Budgetplanung?
Bei der Budgetplanung selbst gibt es verschiedene Methoden, Formen, Arten und Verfahren. Gängig sind vor allem folgende Ansätze:
- Top-down-Ansatz: Diese Methode erfolgt hierarchisch „von oben nach unten“. Das Management definiert die Vorgaben und gibt diese dann an die nächstuntere Führungsebene weiter.
- Bottom-up-Ansatz: Hier erfolgt die Planung „von unten nach oben“. Die Budgets werden in den unterschiedlichen Bereichen erstellt und dann „nach oben“ an die nächste Führungsebene weitergetragen.
- Zero Based Budgeting: Das Budget wird jährlich komplett neu geplant. Es werden also keine Budgetpläne aus dem Vorjahr übernommen.
- Budgetierung im Gegenstromverfahren: Es handelt sich um eine Kombination aus Top-down- und Bottom-up-Budgetierung.
Top-down oder Bottom-up-Budgetierung?
Zum Beispiel bei der Top-down Budgetierung gibt das Management vor, welche finanzielle Mittel welche Abteilung für einen bestimmten Zeitraum erhält.
Umgekehrt ist der Fall der Bottom-up-Budgetierung: Hier werden die Budgets in den Fachbereichen geplant und „nach oben“ berichtet. Diese Methode wird auch als progressive Budgetierung bezeichnet. Sie ist noch weit verbreitet und beliebt, vor allem bei kleineren und mittelständischen Unternehmen. Allerdings gilt dieser Ansatz auch noch als sehr zeitaufwendig und abstimmungsbedürftig: Häufig beginnen Unternehmen bereits in der zweiten Jahreshälfte mit dem Planungsprozess und benötigen bis zu sechs Monaten.
Ob zentrale oder dezentrale Budgetierung: Die Budgetierung soll dazu beitragen, dass mit den Ressourcen des Unternehmens schonend umgegangen wird.
Operative und strategische Budgetierung
Unterschieden wird auch häufig zwischen einer operativen Budgetierung (mit einem kürzeren Zeithorizont von etwa 12 Monaten) und einer strategischen Budgetierung (mit einem Zeithorizont von mehr als 12 Monaten bis ca. fünf Jahre).
Inputorientierte und outputorientierte Budgetierung
Manche Unternehmen bevorzugen eine inputorientierte Budgetierung (Welche Ressourcen werden erfahrungsgemäß benötigt?), andere wiederum eine outputorientierte Budgetierung (Welche Ziele sollen erreicht werden und wie viele Ressourcen werden hierfür benötigt?).
Hinweis: Es gibt also unterschiedliche Wege, wie der Budgetierungsprozess aussehen kann. Unternehmen müssen individuell auf der Basis ihrer Anforderungen entscheiden, welche Variante ideal ist.
Budgetierung und Controlling: Beispiel des Prozesses in 5 Schritten
Die Budgetierung kann in fünf Schritte unterteilt werden und wie folgt aussehen:
| 5 Schritte | Was ist zu tun? | Kurzbeschreibung |
|---|---|---|
| 1. Schritt | Sammeln von Informationen | Verschiedene Informationen werden gesammelt und aktuelle Entwicklungen berücksichtigt (z.B. neue Zielvorgaben der Geschäftsführung, Planungsvorgaben, Rückblick zum vorangegangen Budgetprozess). |
| 2. Schritt | Erstellung von Teilbudgets | Die verschiedenen Führungskräfte erstellen ein erstes Budget. |
| 3. Schritt | Prüfung der Budgets durch das Controlling | Das Controlling prüft die erstellten Budgets und geht mit den Führungskräften noch einmal „in Verhandlung“. Es errechnet sich – meist nach zahlreichen Gesprächen und Nachbesserungen – am Ende ein Gesamtbudget. |
| 4. Schritt | Genehmigung | Die Budgets werden der Geschäftsführung vorgelegt. Nach erfolgter Genehmigung werden die Budgets vergeben. |
| 5. Schritt | Kontrolle | Die Budgetkontrolle muss regelmäßig erfolgen: Werden die Budgets eingehalten, wie vereinbart? Gibt es Abweichungen vom Ursprungsplan? Müssen Maßnahmen ergriffen werden? |
Ineffiziente Budgetplanung vermeiden
Für die Liquiditätsplanung ist es wichtig zu ermitteln, wie viele Budgets an die verschiedenen Bereiche gebunden werden. Das Controlling verfolgt daher das Interesse, dass nur die tatsächlich benötigten Mittel vergeben werden. Es kommt jedoch häufig vor, dass Führungskräfte versuchen, sich mehr Budget zu sichern, als voraussichtlich benötigt. Damit wollen sie sich mehr Handlungsspielraum ermöglichen – doch aus Liquiditätsmanagementsicht ist das nicht effizient.
Konflikte durch unterschiedliche Interessen bei den Budgetvorgaben
Controller:innen und Abteilungsleiter:innen verfolgen also bei der Budgetierung unterschiedliche Interessen. Stellt sich bei der Betrachtung der tatsächlich verwendeten Budgets fest, dass es große Abweichungen gibt, wird sich das auch im Folgejahr bei der Budgetierung bemerkbar machen.
Beispiel: Dem Bereich Marketing wurden 20.000 Euro Budget für das Jahr 2021 genehmigt. Doch verbraucht werden bis Jahresende lediglich 17.000 Euro. Will die Führungskraft im Marketing im nächsten Planungsprozess erneut 20.000 Euro Budget sichern, wird das Controlling wissen wollen, warum dieser Betrag nicht genutzt wurde und ob weniger Budget nicht ausreichend wäre. Eine Budgetkürzung steht im Raum.
Abwandlung: Der Bereich Marketing verbraucht lediglich 17.000 Euro von den genehmigten 20.000 Euro. Doch vor Ablauf der Periode werden schnell noch zahlreiche Ausgaben getätigt, sodass nahezu das komplette Budget verbraucht wurde.
Keine „Budgets verbrennen“ aus Angst vor künftigen Kürzungen
Gerade die Vorgehensweise „noch schnell Budget zu verbrennen“ kommt leider allzu häufig vor. So verständlich dies aus der Sicht der verschiedenen Abteilungen ist– aus Liquiditätsmanagementsicht ist das mehr als kritisch. Hier muss ein Umdenken angesteuert werden.
Besser wären hier ein gutes Vertrauensverhältnis und regelmäßiger Austausch zwischen den Führungskräften und dem Controlling.
- Beispiele:
- Eine bestimmte Kampagne konnte in der laufenden Periode noch nicht realisiert werden und musste auf die nächste verschoben werden? Das ist verständlich und kann auch plausibel erklärt werden.
- Es entstehen mehr Kosten als geplant, weil man die Prozesse gerade umstellt und Nachhaltigkeitsaspekte besser berücksichtigt? Auf Dauer kann das ein Wettbewerbsvorteil sein und ein höheres Budget rechtfertigen.
Regelmäßige Budgetkontrolle
Im Idealfall werden die Budgets nicht nur nach Ablauf der Periode kontrolliert: Wer seine Prozesse so organisiert, dass ein „Controlling in Echtzeit“ ermöglicht werden kann, kann flexibler auf die Bedürfnisse der unterschiedlichen Abteilungen und Projekte reagieren. Die Budgetkontrolle kann beispielsweise einfach mittels Abweichungsanalyse oder Soll-Ist-Vergleich erfolgen. So klappt eine agile Liquiditätsplanung.
Budgetierung kurz und knapp zusammengefasst
Wie funktioniert also eine Budgetierung?
Ein Budgetierungsprozess dient dazu, sog. Budgets zu erstellen. Diese werden für einen bestimmten Zeitraum und einen bestimmten Bereich geplant und zugeteilt. Wichtig ist, dass die Budgets regelmäßig kontrolliert werden.
Welche Arten der Budgetierung gibt es?
Es gibt verschiedene Arten und Methoden der Budgetierung, beispielsweise
- Top-down-Budgetierung
- Bottom-up- Budgetierung
- Zero Based Budgeting oder
- Budgetierung im Gegenstromverfahren.
Doch auch Alternativen, wie Beyond Budgeting, kommen zum Einsatz.
Warum ist Budgetierung wichtig?
Die Budgetierung ist ein wichtiges Controllinginstrument und übernimmt zahlreiche Aufgaben. Unternehmen können hiermit beispielsweise ihre Ressourcen besser koordinieren und kontrollieren. Zudem erleichtern Budgetpläne die Planung insgesamt. Mithilfe von Budgets wird sichergestellt, dass die Kosten nicht überhand nehmen - die verschiedenen Bereiche jedoch dennoch die benötigten Mittel zur Verfügung bekommen. Es gibt zahlreiche verschiedene Möglichkeiten, die Prozesse zu gestalten.
Auch andere Ansätze sind denkbar. Klar ist jedoch: Wer auf Beyond Budgeting setzt, spart sich dennoch nicht das Controlling.
Welche Vorteile und Nachteile hat die klassische Budgetierung?
Der klassische Budgetierungsprozess kann für Unternehmen zahlreiche Vorteile mit sich bringen. Hier nur einige Punkte:
- Wenn Budgets je Fachbereich vergeben werden, können diese unabhängig und selbstständig agieren. Das kann viele Abläufe beschleunigen. Zudem können die Abteilungen mit ihrer Expertise die Budgets möglichst effizient für ihren Bereich einsetzen.
- Das Festlegen von Budgets sorgt außerdem dafür, dass die Kosten nicht aus dem Ruder laufen. Die regelmäßige Prüfung und Erstellung von Budgets zeigen, ob in einem bestimmten Bereich die Kosten enorm gestiegen sind. Die Liquidität eines Unternehmens wird also schlussendlich durch verbesserte Maßnahmen und Kontrollen gestärkt.
- Durch die regelmäßige Kontrolle der Budgets können auch bei Bedarf Maßnahmen ergriffen werden. Ein aktuelles Beispiel bieten hier die gestiegenen Kosten (bspw. aufgrund von plötzlichen Lieferkettenengpässen): In manch einem Unternehmen musste hier die ursprüngliche Planung angepasst werden.
Die Aufgaben der Budgetierung sind also vielfältig.
Die traditionelle Budgetierung stößt jedoch auch auf Kritik. Als Nachteil wird beispielsweise gesehen: Der klassische Prozess der Budgetierung in der Praxis gilt häufig als zu zeitaufwendig und vergangenheitsorientiert. Dies liegt auch häufig an technischen Hürden. Nicht wenige Unternehmen versuchen deshalb, den Prozess zu modernisieren und nach Alternativen zu suchen (wie Better Budgeting), einer flexiblen Budgetierung oder Beyond Budgeting.
Fazit: Moderne Budgetierung sichert Liquidität
Unternehmen sollten die Budgetierung als Bestandteil einer dynamischen Liquiditätsplanung verstehen. Und das gelingt in der Regel nur, wenn Informationen regelmäßig ausgetauscht werden, idealerweise automatisiert. Auf Dauer können Budgets so zielgerichteter eingesetzt und Liquidität geschont werden.
